Un jour j'irai au Canada
Mon suivi de stage
Semaine 1 : 26 - 30 Mars 2018
Le 26 Mars dernier, j’ai fait mes premiers pas chez West Trek qui allait m’accueillir pour les 5 prochains mois. Nathan mon tuteur m’a accueillie et expliqué rapidement ce que j’allais faire les jours à venir. Pour le moment l’important était que je m’intègre à l’équipe et que je sois en immersion dans leur quotidien. J'ai donc fais d’avantage connaissance avec les 5 autres stagiaires, venant des 4 coins du monde (Angleterre, Allemagne, Danemark, Corée du Sud et Japon) qui étaient déjà présentes. Je les ai donc questionnées sur le fonctionnement de l’entreprise et nos missions.
Le premier jour j’ai pu participer à un tour de Vancouver en bus avec des étudiants de l’école EF, ce qui m’a permis de découvrir d’avantage la ville, même si c'était sous la pluie (mais difficile d'y échapper ici ...)
Les jours suivants j’ai accompagné des stagiaires dans des écoles pour mieux comprendre la procédure à suivre. Notre mission principale en tant que stagiaire est donc d’aller dans les écoles (de langues principalement) de Vancouver et de promouvoir West Trek. Nous répondons aux questions des étudiants concernant nos voyages et nous sommes en charge des réservations. J’ai donc été formée à cela pour la première semaine et j’ai essayé d’apprendre au maximum les voyages afin de pouvoir être capable d’en parler.
Semaine 2 : 2 - 6 Avril 2018
Cette semaine a été assez similaire à la précédente. Du lundi au mercredi j’ai été dans la même école toute la journée. Pour le moment tout est très calme dans les écoles et peu d’étudiants viennent pour faire des réservations ou pour obtenir des renseignements. Cela m’a permis d’être d’avantage formé, de faire des mises en situations avec la personne qui m’accompagnait et de récapituler tous les voyages et la procédure à suivre. Pour le moment je suis d’avantage dans l’écoute et l’observation avec les clients, parler avec eux reste compliqué pour moi. Cependant je commence à assimiler la procédure à suivre pour faire une réservation.
Le jeudi je me suis rendue dans une nouvelle école à Vancouver. Le fonctionnement est un peu diffèrent de la première car nous nous y rendons uniquement pendant la pause déjeuner pour 1h30. Des animations sont parfois proposées par WT pour attirer les étudiants et leur faire gagner une réduction sur un voyage, voir même un voyage ! Les étudiants nous ayant peu sollicité, nous en avons justement profité pour réfléchir à de nouveaux jeux à faire avec eux.
Vendredi ma semaine se terminait déjà car j’ai pu partir avec WT pour un week-end sous la neige, à Whistler ! Pour en savoir plus n’hésitez pas à aller lire mon article sur cette destination.
Semaine 3 : 9 - 13 Avril
Cette semaine j’ai alterné entre les interventions dans les écoles et un nouveau projet auquel nous sommes en train de réfléchir avec la « Team French ».
Concernant la vente des voyages je commence à intégrer les itinéraires, les prix et les activités optionnelles qu’ils proposent. J’essaie d’avantage de parler avec les clients, j’ai même fais mes premières ventes !
Par rapport au projet, avec les autres stagiaires françaises nous avions comme idée de développer la clientèle française chez WT. Nous avons donc déterminé quel type de clientèle nous voulions cibler, par quel biais ? Et pourquoi ne pas concevoir un itinéraire sur mesure, s’adaptant aux attentes d’une clientèle française. Evidement tout cela n’est qu’une ébauche.
Bonne surprise pour cette fin de semaine, notre tuteur nous a proposé de partir dès le lendemain pour les 4 prochains jours aux Rockies Moutains !! Inutile de vous dire que nous n’avons pas hésité une seule seconde et que nous avons couru faire nos bagages !
Semaine 4 : 16 - 20 April 2018
Déjà un mois que je suis arrivée ici ! Le temps passe tellement vite, en plus de ca je commence ma semaine seulement le mardi, week end aux Rockies Mountains oblige !
Cette semaine mon tuteur a demandé à chaque stagiaire de rechercher des agences dans son pays d’origine dans l’objectif de travailler avec eux par la suite. Avec la « Team French » nous avons donc recherché des écoles de langues situées en France, mais aussi des agences de placement pour trouver des stages ou encore des familles d’accueil.
Pour terminer la semaine, un quizz a été organisé pour les stagiaires ! L’objectif était de s’assurer que nous soyons au point sur la saison estivale qui allait commencer et donc les modifications que cela entrainait. Au programme : questions sur les prix, les activités optionnelles, les nouveaux voyages et sur les questions les plus posées par les clients. Bon finalement pas de gagnant mais un bon moyen pour réviser !
Semaine 5 : 23 - 27 AVril 2018
Je n’ai pas vu cette semaine passer, des petites missions nous ont été confiées et les clients se faisaient un peu plus nombreux que d’habitude au bureau.
Deux nouvelles missions ont donc occupées nos journées avec le « Team French ». Tout d’abord nous avons repris la page française Facebook de West Trek, laissée à l’abandon depuis près d’un an. Avec seulement 2 publications et un partage sur la page « les français à Vancouver », nous avons réussi à doubler le nombre de « j’aime » sur la page ! Après cela plusieurs traductions en français nous ont été demandées : des documents de communication et une lettre pour contacter des agences en France.
Mercredi après-midi j’ai eu l’occasion d’aller aider une nouvelle école partenaire de WT pour faire une maraude, je n’en n’avais jamais fait auparavant. Nous sommes d’abord allés dans l’école pour aider à faire les sandwiches, puis nous sommes partis les distribuer avec des étudiants dans la rue la plus pauvre de Vancouver. Il a été assez difficile pour moi d’être confronté à autant de pauvreté, et de constater les contrastes existant dans cette ville. Malgré tout j’ai vraiment apprécié pouvoir donner de mon temps en participant à cette maraude.
Pour finir, avec la « Team French », nous avons demandé à notre tuteur Nathan une petite réunion. Ainsi nous avons pu lui poser toutes les questions que nous avions en tête concernant l’organisation de l’entreprise et son histoire.
Semaine 6 : 30 Avril - 4 Mai 2018
Cette semaine a été assez similaire aux précédentes : interventions dans les écoles et accueil des clients au bureau.
Cependant avec la « Team French », nous avons eu l’idée de développer un nouveau projet, celui de créer une vidéo de présentation de WT pour les français. La première étape était donc d’élaborer une trame de la vidéo, nous avons commencé par cela. Le script n’est pas encore terminé nous devons encore travailler dessus. La suite au prochain épisode ...
Semaine 7 : 7 - 11 Mai 2018
Le projet concernant la vidéo n’a pas vraiment avancé, il est difficile de motiver l’ensemble du groupe. Nous avions pensé à réaliser une vidéo sous forme de témoignages, en parlant chacune rapidement de chaque voyage que nous avons pu faire avec WT en y intégrant des photos et vidéos. Si cela ne prend pas forme il faudra alors que je change de format en le simplifiant. Je dois reconnaître que l’idée de devoir concevoir une vidéo seule m’inquiète un peu mais je ferais mon possible …
De plus, j’ai été frappée cette semaine par la venue de nombreux brésiliens au bureau. 3 salariés sont brésiliens chez WT (dont 2 qui restent au bureau), je comprends à quel point ils sont indispensables maintenant ! Les clients brésiliens sont très nombreux, mais en plus de cela ils veulent parler leur langue (ce que je peux comprendre) … Des fils d’attentes se forment donc à leurs bureaux tandis que nous “non brésiliens” restons impuissants malgré nous … Dans 2 semaines, nous n’aurons plus de brésiliens au bureau pendant 1 semaine, nous risquons d'être occupés !
Semaine 8 : 14 - 18 Mai 2018
Objectif Rockies ! Cette semaine précédant un long week end de trois jours, en raison du Victoria day, de nombreux départs pour les Rocky Mountains ont été prévus entre vendredi et samedi. L’enjeux était donc de taille pour remplir au maximum les bus.
Il nous a été demandé de nous concentrer sur l’un des voyages en particulier, le “Canadian”. Le flyring a donc été renforcé dans les écoles, d’avantages de jeux ont été proposés pour attirer les étudiants. Une réduction a ensuite été faite et un T-shirt était offert pour un voyage acheté. Le dernier jour, le prix a de nouveau baissé même si il reste difficile de vendre un voyage de 4 jours la veille pour le lendemain.
Finalement l’objectif a été rempli, le bus est parti en majorité rempli !
Semaine 9 : 22 - 25 Mai 2018
Cette semaine était un peu “particulière”, les bureaux s’étaient radicalement vidés, beaucoup ayant pris une semaine de vacances. La bonne nouvelle avec un effectif réduit est que l’on a eu davantage de travail, plus d’excuses pour les nombreux brésiliens de ne pas parler anglais avec nous !
De plus, grande première pour moi, j’ai été confrontée à faire du flyring seule dans une école, chose que je ne fais que très rarement et jamais seule … J’ai donc du prendre mon courage à deux mains pour aller promouvoir notre prochain voyage pour les Rocky Mountains auprès d’étudiants. Pas une partie de plaisir pour moi. Après cela je me suis rendue sur un autre campus, mais cette fois pour répondre aux questions des étudiants et faire des bookings. J’ai été assez occupée, et beaucoup plus à l’aise pour faire ce genre de tâches.
La fin de semaine fut inattendue ! Un des salariés est venu me voir pour me proposer de travailler avec lui en ce qui concerne les réservations. Il commencera à me montrer “des choses simples” lundi. J’ai hâte de commencer !
Semaine 10 : 28 Mai - 1er juin 2018
La semaine tant attendue est arrivée, l’heure pour moi d’apprendre de nouvelles choses !
Mardi mon collègue m’a donc expliqué comment allaient s’organiser chaque semaines. Les tâches sont assez simples et ne me prennent pas toute la journée mais combiné au reste de mon travail actuel c’est parfait !
Voici les nouvelles tâches que j’ai accompli pour le moment, de nouvelles seront peut être à venir :
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Préparation des pochettes pour les guides.
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Vérification des dérogations pour les mineurs. Relever tous les voyageurs mineurs, puis leur envoyer un mail de rappel si ils ne nous ont pas encore envoyé leur dérogation.
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Organisation des chambres .
Semaine 11 - 12 : 4 - 15 juin 2018
Durant la 11ème semaine j’ai poursuivi de manière autonome les nouvelles tâches que l’on m’avait confié la semaine précédente, à savoir la préparation des documents pour les guides et le suivi des dérogations pour mineurs.
En parallèle je vais de plus en plus régulièrement dans “mon” école l’ensemble de la journée, je prends le relais des stagiaires précédentes. Cette école est assez occupée, ce qui me permet de voir passer le temps plus vite.
La 12ème semaine a été composée de seulement 2 jours pour moi car je suis partie 5 jours à San Francisco (rendre visite à une autre RISLAV d’ailleurs !). Un voyage incroyable que je développerais bientôt dans un nouvel article.
Semaine 13 - 14 : 18 au 22 Juin
Semaine 13 - 14 : 18 au 22 Juin
De nouveau deux semaines en une ! Une amie de France étant venue me rendre visite, ces deux dernières semaines sont passées très vite. Mes missions suivent leur cours : booking dans les écoles, mise à jour des dérogations et préparation des documents pour les guides.
Semaine 15 : 25 au 29 Juin
Pas de grand changement cette semaine. Il est juste de plus en plus compliqué de gérer l’accueil des clients et les missions qui m’ont été donné en parallèle, c’est pourquoi j’ai du demander de l’aide à une autre stagiaire pour la gestion des dérogations pour mineurs.
Semaine 16 : 2 au 6 Juilllet
Une nouvelle semaine, une nouvelle équipe. Beaucoup de stagiaires sont partis, il est donc l’heure d'en accueillir des nouveaux et de procéder à leur formation, cela faisait parti de nos mission.
En tant “qu’ancienne” je réponds donc à leurs nombreuses questions, je leur explique les tours que nous proposons, le fonctionnement de notre système de réservation et toutes les procédures journalières à suivre.
D’un point de vu affluence, pas de doute la saison estivale a bien commencé ! Les étudiants sont de plus en plus nombreux, les semaines à suivre risques d’être chargées !